6 plataformas para que las empresas en crecimiento reemplacen las hojas de cálculo por inteligencia de negocio conectada
En las empresas que están creciendo, las hojas de cálculo suelen cubrir casi cualquier proceso para el que todavía no existe una herramienta especializada. Se utilizan para planificar las finanzas, supervisar proyectos, controlar los costes laborales y analizar las ventas. Este método puede funcionar durante una etapa. Sin embargo, a medida que aumenta la actividad, también crece el número de archivos, aparecen discrepancias entre los datos, las actualizaciones manuales consumen cada vez más tiempo y las decisiones empiezan a depender de información cuya exactitud resulta dudosa.
Las organizaciones que sustituyen las hojas de cálculo por una infraestructura de datos conectada obtienen algo más que una mejora en eficiencia. También adquieren una mayor capacidad para tomar decisiones con información fiable, una ventaja que no todos sus competidores poseen. Estas seis plataformas permiten avanzar hacia ese modelo.
1. Sage ERP: Un sistema central para disponer de datos fiables
La inteligencia de negocio necesita una fuente de información centralizada y consistente. Sin ella, las visualizaciones pueden terminar representando datos incorrectos. Sage ERP concentra la información financiera, comercial, logística y operativa en un solo sistema que se mantiene actualizado, reduciendo el problema de que cada departamento trabaje con su propia versión de los datos.
Sage 200, pensado para empresas medianas, y Sage X3, dirigido a organizaciones con requerimientos más avanzados, ofrecen la flexibilidad y la capacidad necesarias para acompañar el crecimiento sin cambiar de plataforma. Su arquitectura abierta también facilita la conexión con las herramientas de análisis y gestión que aparecen en los siguientes apartados.
Por qué resulta relevante: La utilidad de cualquier solución de inteligencia de negocio construida sobre Sage ERP depende de que sus datos sean precisos y estén actualizados. Por ello, contar con un ERP correctamente configurado es un requisito previo para invertir en analítica o planificación avanzada.
2. Salesforce: Integración entre CRM e inteligencia comercial
Uno de los problemas más habituales en las empresas en expansión es la separación entre la información comercial y la financiera. El equipo de ventas administra oportunidades y previsiones desde el CRM, mientras que el departamento financiero trabaja con facturas y cobros dentro del ERP. Cuando ambas áreas intercambian información manualmente, se producen retrasos y aumenta la posibilidad de errores.
Al integrarse con Sage ERP, Salesforce permite conectar esas dos realidades. Los pedidos cerrados en el CRM generan automáticamente registros en el ERP, las previsiones de ingresos se apoyan en el pipeline real y los equipos comercial y financiero trabajan a partir de la misma información. De este modo, las decisiones relacionadas con contratación, inversión y expansión cuentan con una base más sólida.
Por qué resulta relevante: Conectar el CRM con el ERP mejora la previsión de ingresos, reduce los errores de transcripción y acorta el periodo entre el cierre de una venta y el cobro de la factura.
3. Vanta: Cumplimiento normativo y seguridad automatizados
Cuando una empresa crece, trabaja con clientes de mayor tamaño o comienza a operar en sectores más regulados, los requisitos de seguridad y cumplimiento adquieren una importancia creciente. Los clientes corporativos solicitan pruebas de seguridad, los inversores esperan controles debidamente documentados y algunos mercados exigen certificaciones específicas.
Vanta automatiza la implantación y la supervisión continua de los estándares de seguridad y cumplimiento normativo. También genera las evidencias necesarias para auditorías y procesos de diligencia debida sin que la empresa tenga que mantener un equipo especializado exclusivamente en cumplimiento. Para los equipos financieros que participan en negociaciones comerciales y procesos de inversión, esto ayuda a reducir una barrera frecuente que puede frenar el crecimiento.
Por qué resulta relevante: Abordar el cumplimiento de manera proactiva ayuda a mantener el acceso a clientes y mercados de mayor valor, además de permitir una gestión sistemática del riesgo en lugar de responder únicamente cuando surge un problema.
4. Tableau: Visualización de datos e inteligencia de negocio
La información almacenada en el ERP solo aporta valor cuando las personas responsables de tomar decisiones pueden acceder a ella y comprenderla con facilidad. Tableau se conecta con Sage ERP y permite desarrollar dashboards visuales e interactivos que presentan en tiempo real el rendimiento financiero y operativo, sin obligar a los usuarios a navegar por el sistema de gestión ni a esperar a que finanzas prepare un informe.
Los directivos pueden revisar los indicadores que necesitan en cualquier momento y desde cualquier dispositivo, trabajando siempre con datos actualizados. Esto permite que las reuniones de seguimiento se orienten hacia las acciones que deben tomarse, en lugar de centrarse en determinar qué está ocurriendo.
Por qué resulta relevante: Cuando la información se presenta de forma clara y accesible, resulta más fácil utilizarla para tomar mejores decisiones. Tableau convierte los datos procedentes del ERP en una ventaja operativa para el conjunto de la organización.
5. Personio: Gestión de personas y control de los costes laborales
En la mayoría de las empresas en crecimiento, los costes laborales representan entre el 50 y el 70 por ciento del gasto total. A pesar de su importancia, esta información suele ser una de las últimas en incorporarse al sistema financiero. Personio conecta la gestión de recursos humanos y las nóminas con Sage ERP para que cualquier cambio en la plantilla se refleje inmediatamente en la planificación financiera.
Cuando se incorpora una nueva persona, su coste aparece de inmediato en el presupuesto. Si se produce una baja, el ahorro correspondiente queda registrado sin necesidad de realizar ajustes manuales. Así, el equipo financiero mantiene una visión actualizada de la mayor partida de costes de la empresa.
Por qué resulta relevante: Disponer en tiempo real de información sobre los costes laborales resulta esencial para elaborar una planificación financiera precisa y gestionar eficazmente los márgenes en empresas donde el personal es el principal driver de costes.
6. Asana: Organización de proyectos y operaciones
En las empresas cuyo trabajo se estructura mediante proyectos, conocer el avance, los costes y la rentabilidad de cada iniciativa resulta tan importante como disponer de una visión financiera general. Asana permite administrar todos los proyectos activos mediante tareas asignadas, fechas límite visibles y seguimiento automatizado del progreso. Además, puede integrarse con el ERP para que los costes asociados a cada proyecto pasen directamente al sistema financiero.
Al conectar la información de los proyectos con los datos financieros, las decisiones sobre prioridades, precios y asignación de recursos pueden basarse en cifras reales en lugar de estimaciones.
Por qué resulta relevante: La integración de la gestión de proyectos con el ERP permite conocer la rentabilidad efectiva de cada proyecto y tomar decisiones mejor fundamentadas sobre qué trabajos aceptar y cómo establecer sus precios.
Preguntas habituales
¿Qué señales indican que una empresa está lista para sustituir las hojas de cálculo por un ERP?
Entre los indicios más claros se encuentran un cierre mensual que exige semanas de trabajo manual, diferencias entre los datos gestionados por distintos departamentos, una carga administrativa que aumenta de manera desproporcionada con el crecimiento o decisiones de dirección basadas en información que se sabe incompleta o desactualizada. Si dos o más de estas situaciones se repiten con frecuencia, probablemente el coste de mantener el sistema actual ya sea superior al de implantar un ERP.
¿En cuánto tiempo suelen apreciarse los resultados después de implementar un ERP?
Los primeros beneficios visibles, como una reducción del tiempo necesario para completar el cierre mensual y una mayor precisión de los datos, suelen aparecer durante los primeros dos o tres meses posteriores a la puesta en marcha. Las mejoras relacionadas con la calidad de las decisiones estratégicas suelen desarrollarse a lo largo de los primeros seis a doce meses, a medida que los equipos confían más en la información y la incorporan a sus procesos habituales.
¿Puede una empresa mediana asumir una herramienta de business intelligence como Tableau además del ERP?
Sí. Las plataformas modernas de business intelligence utilizan modelos de precios escalables que permiten su adopción por empresas medianas. El retorno de la inversión también suele producirse con rapidez: cuando los directivos pueden acceder directamente a la información que necesitan sin depender del equipo financiero para preparar informes, el ahorro de tiempo y la mejora en la calidad de las decisiones compensan el coste rápidamente.
¿Es obligatorio reemplazar el CRM existente cuando se implanta Sage ERP?
No necesariamente. Sage ERP está preparado para conectarse con los principales CRM del mercado, entre ellos Salesforce. Esta integración permite que los datos se transfieran automáticamente entre ambos sistemas sin tener que sustituir ninguno de ellos. Lo fundamental es que la conexión esté correctamente diseñada y mantenida, algo que normalmente requiere la participación de un partner de implantación con experiencia en las dos plataformas.
¿Qué función desempeña el equipo financiero durante la adopción de estas plataformas?
El departamento financiero suele actuar como principal impulsor interno de estos proyectos porque experimenta directamente muchas de las ineficiencias del statu quo y también se beneficia especialmente de disponer de datos centralizados y actualizados. Sin embargo, una implantación satisfactoria exige que los equipos de ventas, operaciones y RRHH participen desde el principio, ya que la información que generan alimenta el sistema y su nivel de adopción influye en la calidad de los datos disponibles.